En todas las empresas, los gastos menores o de "caja chica" suelen ser complicados de rastrear y facturar. Y a pesar de parecer insignificantes, estos montos pequeños pueden acumularse rápidamente, generando una carga administrativa considerable para los equipos, quienes deben perseguir las facturas o, en el peor de los casos, perder deducciones fiscales, lo que lleva a pagar miles de pesos adicionales en impuestos cada mes.
Para aclarar las dudas sobre los tipos de gastos que los empleados pueden facturar a nombre de la empresa, hemos creado este artículo. Si quieres conocer qué gastos puedes deducir y por qué es importante hacerlo, sigue leyendo.
¿Por qué es importante facturar los gastos de la empresa?
Conocer los tipos de gastos empresariales que pueden facturarse es crucial para obtener varios beneficios. Los más destacados son:
1. Ahorro en impuestos
Al facturar tus gastos recurrentes y reportarlos ante el SAT, muchos pueden ser deducibles, lo que se traduce en un ahorro importante. Al solicitar las facturas correspondientes, la empresa puede optimizar su contabilidad y reducir su carga fiscal.
2. Mejor control financiero
Contar con las facturas de cada gasto te permite tener un control total sobre las finanzas de la empresa. Esto facilita el análisis de los gastos recurrentes y contribuye a una mejor toma de decisiones, mejorando la gestión contable.
3. Comprobación de gastos
La factura electrónica es un documento indispensable para validar los gastos ante el SAT. Por ello, es fundamental solicitar facturas lo antes posible para evitar problemas en las declaraciones fiscales y garantizar la correcta gestión de ingresos y egresos.
¿Qué tipos de gastos puedes facturar como empresa?
Los tipos de gastos que pueden facturarse varían según las políticas y operaciones de cada empresa. Sin embargo, hay categorías que aplican por ley a todas las organizaciones:
1. Gastos de viaje
Estos incluyen los costos que la empresa cubre cuando un empleado realiza actividades laborales fuera de la sede, a más de 50 km. Entre ellos, se cuentan boletos de avión, hospedaje, alquiler de autos y comidas durante el viaje. Es clave que estos gastos sean razonables y necesarios para el negocio, siguiendo las políticas internas de la empresa.
2. Material de oficina
Aquí se agrupan los gastos relacionados con los insumos necesarios para el trabajo diario: papel, tinta de impresora, mobiliario, bolígrafos, entre otros. Estos son esenciales para el funcionamiento de la empresa y pueden variar según la industria.
3. Telecomunicaciones
Este rubro incluye facturas de teléfono, servicios de internet, correo electrónico y videoconferencias, entre otros. La necesidad de estos servicios puede variar según el tipo de negocio. Por ejemplo, una agencia de marketing digital necesitará un internet de alta velocidad, mientras que una constructora priorizará los servicios de telefonía móvil para coordinar a su equipo en campo.
4. Servicios profesionales
Este tipo de gastos comprende la contratación de servicios especializados como diseño gráfico, publicidad digital y consultoría, así como gastos en capacitación, cursos y conferencias que benefician a los empleados y a la empresa.
5. Activos fijos
Los activos fijos incluyen compras de equipo de oficina, computadoras, automóviles y cualquier adquisición que sirva para la operación de la empresa. Facturar estos activos es esencial para mantener un correcto registro contable.
6. Gastos de representación
Aunque a menudo se confunden con los gastos de viaje, los gastos de representación se refieren a actividades que se realizan con clientes sin salir de la ciudad. Por ejemplo, cenas de negocios, eventos corporativos o seminarios. La diferencia es que estos gastos no implican desplazamientos de más de 50 km.
7. Combustible
Las empresas que manejan flotillas de autos o que ofrecen movilidad a sus empleados pueden facturar los gastos de combustible. Este es otro rubro común en muchas compañías y es deducible siempre que se facture correctamente.
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